こんにちは、中小企業診断士×薬剤師の「はらだ」です。
私が独立して、医療・福祉・薬局といった複数施設・多店舗を展開する企業様を支援させていただく中で、非常によく耳にする経営者のお悩みがあります。
「自分がどれだけ理念や思いを語っても、現場の端々まで浸透している気がしない」 「店舗間の横の繋がりがなく、組織全体としての推進力や活気が感じられない」
こうした課題に直面している組織を詳しく見させていただくと、ある共通点に気がつきます。それは、決定的な「コミュニケーションの不足」です。
業務上必要な情報交換は行われているものの、それ以上の気軽な相談や現場の小さな気づきの共有が行われておらず、結果として組織全体が停滞してしまっているのです。
今回は、こうしたコミュニケーションの見えない壁を取り払い、組織を再び動かすための有効な手段として「ビジネスチャットの導入」について考えてみたいと思います。
メールが引き起こす「見えないコミュニケーションコスト」
現在でも、社内の主な連絡手段として「メール」を活用している企業は少なくありません。しかし、社内コミュニケーションにおいて、メールというツールは時として高いハードルを生み出します。
「〇〇店長、お疲れ様です。〇〇店の〇〇です。いつもお世話になっております。」
このような形式的な前置き文や、失礼のないような言い回しを考える時間は、チリツモで組織の大きなコストとなります。
何より問題なのは、こうした手間がかかることによって「わざわざメールで聞くほどでもないか」「後で会議のときにまとめて話そう」と、連絡自体を後回しにしたり、自己完結させてしまったりする原因になることです。
最近では、生成AIがメールの文章作成をサポートしてくれるようになり、文章を考える手間自体は少し楽になりました。しかし、形式的なやり取りという文化が残る限り、「気軽に声をかける」というコミュニケーションの本来の目的は達成されず、根本的な解決には至りません。
支援先企業に見る、組織停滞のリアル
ここで、ある支援先企業の例をご紹介します。
その企業の経営者は、本当に従業員想いで、現場のために毎日ハードワークをこなす素晴らしい方でした。組織を活性化させようと、様々な施策を打ち出していたのですが、どうにも現場の反応が薄く、効果が現れないと悩んでおられました。
実態をお伺いすると、複数施設を展開しているため全職員が一同に会する機会は少なく、各施設のリーダー同士が集まる定例ミーティングも十分に行えていませんでした。基本的には「業務上、どうしても必要なときだけ情報交換をする」という状態に留まっていたのです。
これでは、経営者の熱い思いも十分に組織に浸透せず、現場のリーダーたちも横の繋がりを持てずに孤立感を深めてしまいます。
まさに、このような「思いはあるのに、繋がる土壌がない」企業にこそ、私はビジネスチャットの導入を強くお勧めしたいのです。
組織のためにハードワークをこなす経営者や管理者が陥りがちな「業務の抱え込み」と、それを解決する権限移譲（エンパワーメント）については、こちらの記事でも詳しく解説しています。 https://harada-mso.com/blog/empowerment-management/
コミュニケーションのハードルを下げ、ナレッジを蓄積する
ビジネスチャットの最大のメリットは、何と言っても「コミュニケーションコストを極限まで下げること」にあります。
Chatwork、Google Chat、Slack、LINE WORKSなど、現在では多くの優れたツールが存在します。それぞれに機能的な特徴はありますが、基本的には「自社の従業員が使い慣れているもの」「操作感に馴染みがあるもの」を優先して選んでいただければ、どれでも構いません。
チャットツールを導入することで、まるで会話をするかのように短い文章でテンポよく連絡が取れるようになります。些細な疑問や気づきをリアルタイムで共有できるため、施設や店舗間の物理的な距離を埋めることができます。
さらに、医療や薬局の現場において非常に有益なのが「スレッド機能（テーマごとの会話のまとまり）」の活用です。
例えば、「ヒヤリハットの共有」や「新しい機器の操作方法」といったテーマごとにスレッドを立ててやり取りを残しておけば、後から誰でも検索して見返すことができます。これは、新しく入社したスタッフにとっても過去のやり取りを遡って学べる生きたマニュアル（ナレッジ）となり、新人教育の点でも大変嬉しい機能となります。
導入を成功させるための「ルール」と「トップの姿勢」
ただし、単にツールを導入しただけでは、コミュニケーションは活性化しません。失敗する組織によくあるのが、「チャットなのにメールと同じように使ってしまう」というケースです。
結局、チャットの冒頭に「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」をつけていては本末転倒です。そこで、導入時には必ず「ルール」を設定する必要があります。
- 挨拶などの形式的な前置きは不要。かしこまりすぎず、いきなり本題に入る。
- 「承知しました」「ありがとうございます」などの定型的な返信は、できるだけスタンプ機能や短い文で済ませる。
無駄なことに時間を使わないというルールを明確にすることで、発信へのハードルを下げます。
とはいえ、部下の立場から上司に「前置きなし」で連絡するのは非常に気を使うものです。だからこそ、トップ自らが行動で示し、「形式的な挨拶は本当に不要である」ことを明示する必要があります。
経営者や管理職が率先してスタンプを使い、短い文章でフランクに発信することが、組織風土を変える推進力となります。
また、新しいツールの導入には反発が伴うこともあります。特に、ITツールの活用に慣れていない年配の職員からは「今までのやり方で問題ないのに」と抵抗されることもあるでしょう。
ここでもやはり、トップが「なぜこのツールが必要なのか」という目的を語り、自ら姿勢を見せることが何よりも重要なのです。
おわりに
組織の推進力や経営者のリーダーシップの浸透は、日々の活発なコミュニケーションという土台があってこそ成り立ちます。
「うちの組織は少し静かすぎるな」「店舗間の連携が弱いな」と感じたときは、一度社内のコミュニケーションツールと、その運用ルールを見直してみてはいかがでしょうか。
本日の内容について、皆さまの現場ではどうでしょうか？ 記事を読んで少しでも共感したり、疑問に思ったことがあれば、ぜひコメント欄で教えてください！ 現場の生の声をお待ちしております。
では、また！
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